การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ(อนาคต)

ลักษณะของสำนักงานในอนาคต            

              ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ
เป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้
โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย

 การบริหาร OA

ผู้บริหารสำนักงานต้องพิจารณา การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ

ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การดูแลระบบรักษาความปลอดภัย และประเมินผลของ OA อันที่จริงแล้วก่อนทำการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการศึกษาความเหมาะสมหรือความเป็นไปได้ (Feasibility studyหรือ FS) ถ้าพบว่ายังไม่เหมาะสมในเวลานั้นก็ควรมีการสำรวจข้อได้เปรียบในการใช้และการวางแผนล่วงหน้าในอนาคตไว้ก่อนเพราะไม่ว่าช้าหรือเร็ว สำนักงานอัตโนมัติต้องเกิดขึ้นในองค์การไม่เฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งก็ต้องเกิดขึ้นทั้งองค์การแน่นอน

การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA

              ก่อนอื่นต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงการบริหารสำนักงานแบบดั้งเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่างๆ เช่นข้อมูลที่หน่วยงานต้องการข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของหน่วยงานทัศนคติและความคิดเห็นของบุคลากรในสำนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน เป็นต้น

โดยทั่วไปคอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะดังต่อไปนี้
 

1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง

2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว

3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำๆ และจำนวนมาก

4. มีความต้องการบริหารระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

 5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล

 6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น

 7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก

          ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการเช็คสอบโดยใช้ใบตรวจรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ความสามารถของระบบ ตัวเครื่อง หน่วยความจำ การฝึกอบรม การดูแลรักษา เป็นต้น เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจนอกจากนั้นมักให้ความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว (coordinated office) คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้านหรือพูดง่ายๆ คือ OA ที่แท้จริงหลังจากการวางแผนกำหนดระบบ OAแล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งในศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับโดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศหรือผู้บริหารระดับโดยตรง
การจัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้นอยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหนับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบการฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เกิดการระมัดระวังและไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ เช่น ปัญหาที่มักพบ คือ ความกลัวว่าจะถูกปลดออก (lay off) เมื่อมีความคิดว่าจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้แทนคน หรือการขาดจิตใจใฝ่รู้ในการศึกษาระบบใหม่ เป็นต้น ผู้บริหารสำนักงานต้องให้ความสนใจ
ตามประสิทธิภาพ การใช้อุปกรณ์ในระบบ อาจใช้สื่อภายในสำนักงาน เช่น วารสารประจำบริษัท เอกสารข่าว การประชุมระหว่างฝ่าย เป็นต้น เพื่อช่วยแจ้งให้พนักงานทราบและวางแผนเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าก่อนถึงวันติดตั้งระบบ ส่วนความกลัวของพนักงานจะหายไปถ้ามีการชี้แจงทำความเข้าใจและสอนให้รู้จัดใช้โดยเล็งเห็นประโยชน์ซึ่งง่ายสะดวกและช่วยงานได้ดี

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
 

การประเมินค่าของระบบ OA

ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของ

ระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสาเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้

2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล

4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง

5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ

6. จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงานและลดการ

    หน่วยงาน
7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง

8.มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ

เทคโนโลยีสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
 

เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง
            1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟังเสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
             2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์

ทุกอย่างใหม่หมด

  3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร
               4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ

เอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก
                 5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ
             6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย
                7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู
           8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น

              9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม
          10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ          ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

          1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
           3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

                3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

    3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

    3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

   4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

               4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

 สรุป           การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต

การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ(ปัจจุบัน)

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

องค์การหรือบริษัทขนาดใหญ่เริ่มมีความคิดที่จะหันมาทำสำนักงานอัตโนมัติ โดยนำระบบ  ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานให้มี ความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และลดปริมาณการใช้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่อย่างจำกัด การจัดการสำนักงานอัตโนมัติจะเข้ามาช่วยในเรื่องการตัดสินใจ การเก็บข้อมูล การจัดทำเอกสาร การติดต่อสื่อสาร และ การเก็บรักษา มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. การตัดสินใจ (Decision Making) ผู้บริหารจำเป็นจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถนำมาใช้ได้ทันการณ์ดังนั้นสำนักงานจึงควรมีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลซึ่ง          ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาดู และสามารถใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ช่วยในการหาทางเลือกให้กับผู้บริหาร

2. การเก็บข้อมูล (Data Manipulation) ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลจะต้องมีการคัดเลือกข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ และคัดเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

3. การจัดทำเอกสาร (Document Handling) จะต้องมีระบบการจัดทำเอกสารที่ถูกต้อง รวดเร็ว โดยเก็บรูปแบบการทำเอกสารไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หากต้องการเอกสารก็สามารถสั่งพิมพ์ได้

4. การติดต่อสื่อสาร (Communication) ในสำนักงานถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อจะทำให้พนักงานฝ่ายต่างๆ ได้เข้าใจซึ่งกันและกัน และทำให้การติดต่อธุรกิจระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอกได้สะดวก โดยเฉพาะในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางไกลมีบทบาทช่วยสำนักงานอัตโนมัติ เช่น    การประชุมทางไกล โดยอาศัย Teleconference หรือ VDO Conference

5.    การเก็บรักษา (Storage)เป็นส่วนที่ทำหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูล แฟ้มข้อมูล โดยอาศัยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไมโครฟิล์ม (Microfilm) จานแม่เหล็ก (Harddisk) แผ่นแม่เหล็ก(Diskette) แผ่นซีดีรอม (CD-ROM) รวมถึงเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) เป็นต้น

ชนิดของระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Types of Office Automation System) มีรายละเอียดดังนี้

ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) สามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ได้แก่ ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการดูแลข่าวสาร ระบบการประชุมทางไกล และระบบสนับสนุนสำนักงาน ซึ่งระบบจำเป็นจะต้องอาศัยโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีใหม่ๆ ทางฮาร์ดแวร์เข้ามาช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานยุคใหม่

1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document management system) จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นว่าระบบการจัดการเอกสาร ประกอบด้วย ระบบการประมวลผลคำ, ระบบการประมวลผลภาพ, การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ, การทำสำเนาเอกสาร และหน่วยเก็บข้อมูลถาวร

                1.1. ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่างๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่น คือ สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลผลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เช่น       CU-Writer, เวิร์ดราชวิถี, Word Perfect, Wordstar  และMicrosoft word เป็นต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้   จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล๊อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำ     จดหมายเวียน Microsoft word 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่นๆอีกมากมาย เช่นการตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถ    ในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์

1.2 การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้กันมาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ Desktop Publishing เป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจาก Word Processing โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟท์แวร์ทางด้าน Word Processing ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟฟิก สามารถใช้แบบตัวอักษรได้หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์ รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารที่ได้มีความชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรม Desktop Publishing    มาใช้มักใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่างๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ ได้แก่ PageMaker, CorelDraw และ Microsoft PowerPoint เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกะไบต์ (MB) ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่        800  600 จุด ขนาดของจอภาพ ตั้งแต่  ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของภาพ เป็นต้น

                1.3 ระบบการประมวลผลภาพ (Image Processing System) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เลเซอร์ จากนั้นก็เข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไปสามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่นโปรแกรม Aldus PageMaker, Microsoft office การประมวลภาพมักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่างๆ โดยผ่านเครือข่ายเฉพาะที่

               1.4.การทำสำเนา (Reprographics) เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่างๆ เช่น    การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่นๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสารจำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent Copier System) โดยเอาเครื่องนี้ต่อเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนาตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

                     1.5 หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage) การจัดเก็บเอกสารในสมัยก่อนจะ   อยู่ในรูปกระดาษเมื่อนานเข้าจำนวนเอกสารก็เพิ่ม การค้นหาเอกสารทำได้ยาก และการเก็บรักษาก็ใช้พื้นที่มาก ในปัจจุบันเอกสารต่างๆได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก(Diskette) เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape)จานแสดง (Optical Disk) และคอมพิวเตอร์แสดงผลไมโครฟิลม์ (Computr Output Microfilm :COM) ทำให้องค์การสามารถจัดเก็บข้อมูลได้มาก สะดวกในการเก็บรักษาใช้พื้นที่น้อย จึงเป็นที่นิยมในปัจจุบัน

2. ระบบการจัดการข่าวสาร (Message Handling Systems) จากรูปที่ 1 จะเห็นว่าระบบ     สารสนเทศสำนักงาน (OIS) มีระบบที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับการจัดการข่าวสาร ซึ่งประกอบด้วย ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์, ไปรษณีย์เสียง, โทรสาร ดังนี้

                                2.1 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail : Email) เป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้บุคคลสามารถติดต่อส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จะเก็บข่าวสารข้อมูลของสมาชิกไว้ที่ศูนย์กลาง เมื่อสมาชิกเข้ามาใช้บริการจะส่งข่าวสารที่รอค้างไว้ส่งออกไป การติดต่อโดยวิธีนี้ไม่ขึ้นอยู่กับเวลา และสถานที่ เป็นการลดข้อจำกัดในการติดต่อ ไม่เหมือนกับการใช้โทรศัพท์ซึ่งจำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสารทั้ง 2 ด้านพร้อมกันจึงไม่สะดวก การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นที่นิยมใช้ในสำนักงาน ระบบ E-mail มีทั้งแบบสาธารณะและแบบส่วนตัว บริการแบบสาธารณะส่วนใหญ่จะถูกนำเสนอโดยผู้ให้บริการด้านโทรคมนาคม เช่น AT&T และ Compuserve สำหรับแบบส่วนตัวจะยอมให้เฉพาะสมาชิกที่เข้ามาใช้บริการได้เท่านั้น ซึ่งระบบเหล่านี้ต้องใช้อุปกรณ์ในการเชื่อมต่อเครือข่าย และใช้โปรแกรมระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น โปรแกรม E-mail ของไมโครซอฟต์ แต่ในรูปของสำนักงานมักจะมี  การต่อเครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) โดยคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ ข้อความที่ส่งออกไปจะเป็นตัวหนังสือ กราฟิก หรือจะเป็นเสียงก็ได้ และการส่งจากผู้ใช้คอมพิวเตอร์คนหนึ่งไปยังผู้รับอีกคน

เดียวหรือหลายคนก็ได้ ข้อความที่ส่งออกไปจะถูกเก็บไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mail box) ที่กำหนดไว้สำหรับผู้ใช้ภายในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

                                2.2 ไปรษณีย์เสียง (Voice mail) เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน เครื่องบันทึกเสียงจะมีการบันทึกเพื่อฝากข้อความไว้    ผู้เป็นเจ้าของสามารถที่จะเรียกข้อความนั้นขึ้นมาฟังได้ โดยใช้โทรศัพท์จากที่อื่นเข้าไปในสำนักงาน แล้วขอฟังเสียงที่ผู้อื่นฝากไว้ อาจจะส่งเสียงนั้นต่อไปให้ผู้อื่นได้

                                2.3 โทรสาร (Facsimile) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเครื่องโทรสาร และสายโทรศัพท์ การส่งข้อความและรูปภาพจะถูกแปลงจากกระดาษให้ออกมาในรูปของสัญญาณ โทรสารได้มีการนำมาใช้ในสำนักงานร่วม 10 ปี แต่ในอดีต   ไม่ค่อยนิยมใช้ เพราะราคาสูง และการส่งข้อความใช้เวลานาน แต่ในปัจจุบันราคาเครื่องโทรสารถูกลง ขนาดเล็ก และมีความเร็วในการส่งข้อความเพิ่มขึ้น มาตรฐานของโทรสารมีอยู่ 4 กลุ่ม โดยที่กลุ่มที่ 1 และ 2 ใช้กันในช่วงปี ค.ศ. 1970 ใช้เวลานานในการส่งเอกสาร กลุ่มที่ 3 เป็นเครื่องส่งแบบAnalog   ทำให้การส่งเอกสารได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะกลุ่มที่ 4 มีการเทคโนโลยีแบบDigital ทำให้การส่งเอกสารเพิ่มความเร็วขึ้น นอกจากนั้นเครื่องโทรสารแบบDigital ยังสามารถต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้

                3. ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System) นอกเหนือจากการประยุกต์ที่เกี่ยวกับระบบการจัดการข้อมูล เช่น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง ยังมีการเพิ่มอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกอื่นๆ แก่พนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดต่อสื่อสารกันในระยะทางไกล ในสำนักงานอัตโนมัติจะมีการใช้ระบบประชุมทางไกล ระบบโทรทัศน์ภายในสำนักงาน และระบบการทำงานทางไกล

                                ประเภทของการประชุมทางไกล (Types of Teleconferencing) การประชุมทางไกลเป็นการติดต่อกันทางด้านอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการติดต่อทางไกล ระบบการประชุมทางไกลจะทำให้คู่สนทนาสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องเดินทางมาประชุมร่วมกัน แต่สามารถที่จะประชุมกันในสถานที่ต่างกัน การประชุมทางไกลสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ การประชุมด้วยเสียง การประชุมด้วยภาพ และการประชุมด้วยคอมพิวเตอร์

                                3.1 การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกล หรือการติดต่อสื่อสารทางไกล โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น   ผู้พูดสามารถที่จะเลือกให้ใครได้ยินคำสนทนาก็ได้ ซึ่งการสนทนานั้นจะเป็นคู่ หรือกลุ่มก็ได้ ซึ่ง    การประชุมโดยวิธีนี้สามารถกระทำได้ไกล และไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายจึงเป็นที่นิยม

                                3.2 การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกล โดย   ผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้ โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียง และภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม การประชุมด้วยภาพ เริ่มมีการใช้ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1964 โดยบริษัท AT&T แต่ในขณะนั้นราคาค่อนข้างสูง แต่ในปัจจุบันราคาอุปกรณ์ถูกลงจึงเป็นที่นิยมกันมาก

3.3 การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Teleconferencing) ซึ่งถือว่าเป็น    การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมจะมีการติดต่อสื่อสารกันโดยผ่าน E-mail และจะมีการเก็บข้อมูลข่าวสารการสนทนาไว้ในตู้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mailbox) ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถที่จะเข้ามาในตู้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งข้อมูลข่าวสารที่เก็บไว้อาจจะเกิดจากการป้อนเข้าไป แล้วปรากฎบนจอ และมีการเก็บบันทึกไว้เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเรียกดูได้

                                3.4 โทรทัศน์ภายใน (In house television) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้กับสมาชิก เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า โดยผ่านทางโทรทัศน์ที่เป็นช่องสถานีของสำนักงานนั้น

                                3.5 การทำงานทางไกล (Telecommuting) เป็นเทคโนโลยีที่คนทั่วไปใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างบ้านไปที่สำนักงาน โดยเป็นการหลีกเลี่ยงการไปทำงานที่สำนักงาน โดยพนักงานสามารถทำงานที่บ้านแล้วส่งผลงานไปที่สำนักงาน เป็นการประหยัดเวลาในเรื่องของการเดินทาง ลดค่าใช้จ่าย ประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานเพิ่มขึ้น

                4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System) ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีหลักสำหรับการจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนเอกสาร และการจัดการประชุม นอกจากระบบเหล่านี้ยังมีการประยุกต์ใช้โดยการประสานงาน และการจัดการเกี่ยวกับกิจกรรมงานกลุ่ม สิ่งต่างๆเหล่านี้ประกอบด้วยโปรแกรมกลุ่ม (Groupware) และ โปรแกรมตั้งโต๊ะอเนกประสงค์ (Desktop organizers)

                                4.1 โปรแแกรมเครือข่าย (Groupware) ประกอบด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการทำงานกลุ่ม โดยมีการรวมโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อสนับสนุนกิจกรรมเกี่ยวกับรูปแบบของกิจกรรมสำหรับการทำงานกลุ่ม ประกอบด้วย

1)     บริการเกี่ยวกับการประมวลผลคำ รวมถึงความสามารถสำหรับผู้ใช้จำนวนมากที่ใช้เอกสารที่เหมือนกัน

2)     บริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

3)     บริการไปรษณีย์เสียง

4)     บริการประชุมด้วยคอมพิวเตอร์

5)     บริการโทรสาร

6)      การเข้าถึงฐานข้อมูล และบริการติดต่อสื่อสาร เช่น Compuserve เป็นต้น

โปรแกรมสำเร็จรูปเครือข่าย (Groupware) อาจจะจัดเตรียมบริการให้กับสมาชิกกลุ่ม เช่น

1)     บริการจัดการโครงการ

2)     มีการร่วมใช้รายการหมายเลขโทรศัพท์

3)     บริการเกี่ยวกับการจัดตาราง และปฏิทินกลุ่ม

4)     บริการกระดาษโฆษณา

4.2 โปรแกรมตั้งโต๊ะอเนกประสงค์ (Desktop Organization) เป็นประเภทของโปรแกรมที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถที่ใช้คอมพิวเตอร์ได้อเนกประสงค์ ทั้งในรูปแบบของการประมวลผลคำ และการประมวลภาพ โดยจะมีปุปกรณ์ภายในโปรแกรมหลายอย่างที่ให้ความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น ปฏิทิน การใช้แฟ้มนามบัตร กระดาษบันทึก นาฬิกา และเครื่องคิดเลข เช่นโปรแกรมMicrosoft Windows ตั้งแต่รุ่น 3.1,3.11 for workgroup และMicrosoft Windows 95 โดยทีคำสั่งเหล่านี้มีประโยชน์ดังนี้

1)    กระดาษบันทึก (Notepad) จะทำงานในลักษณะคล้ายโปรแกรมประมวลผลคำ บางครั้งเรียกว่า Text editor ใช้สำหรับบันทึกข้อความธรรมดา เหมาะสำหรับการสร้าง หรือแก้ไขไฟล์ขนาดเล็ก ใช้พื้นที่หน่วยความจำน้อย เหมาะกับการนำไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่น

2)   การใช้แฟ้มนามบัตร (Cardfile) แฟ้มนามบัตรเป็นสิ่งหนึ่งบนโต๊ะทำงานที่ใช้สำหรับช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อกับลูกค้าหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ส่วนใหญ่จะมีรายละเอียดที่บันทึกดังนี้ คือ รหัส ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ หรืออาจจะมีอย่างอื่นตามที่ผู้ใช้ต้องการ รายละเอียดเหล่านี้จะถูกจัดเก็บ โดยสามารถเรียงลำดับเพื่อสะดวกในการค้นหาข้อมูล

3)   การใช้นาฬิกา (Clock) สามารถแสดงนาฬิกาได้จากการเปิดโปรแกรม Accessory ในวินโดว์ รูปแบบนาฬิกาจะให้แสดงแบบเข็ม หรือแบบตัวเลขก็ได้

4)    การใช้เครื่องคิดเลข (Calculator) เครื่องคิดเลขเป็นอุปกรณ์ตั้งโต๊ะบนวินโดว์ จะมีโปรแกรมเครื่องคิดเลขให้ใช้ได้ 2 แบบ ทั้งแบบเครื่องคิดเลขมาตรฐาน และเครื่องคิดเลขแบบวิทยาศาสตร์

5)   การใช้ปฏิทิน (Calendar) ปฏิทินในวินโดว์ได้รวมเอาส่วนของวันเดือนปี และสมุดบันทึกไว้ด้วยกัน การบันทึกเวลานัดหมายจะจดบันทึกไว้โดยมีเสียงเตือน เมื่อถึงกำหนดเวลา และสามารถพิมพ์เวลานัดหมายได้

วิวัฒนาการของระบบสำนักงาน

วิวัฒนาการของระบบสำนักงาน (The evolution of office system) เริ่มขึ้นตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 ซึ่งในช่วงเวลานั้นมีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องจักรอิเล็กทรอนิกส์ จนกระทั่ง  ปี     ค.ศ.1964 ได้มีการพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ช่วยในการประมวลผลคำ (Word Processing) โดยเริ่มจาก IBM ได้นำระบบการประมวลผลคำมาใช้ และได้มีการจัดเก็บไว้ในเทปแม่เหล็ก (Magnetic tape) จากนั้นก็มีการพัฒนาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง (Minicomputer) ให้ออกมาในรูปของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) และเปลี่ยนสื่อในการเก็บจากเทปแม่เหล็กให้อยู่ในรูปของจานแม่เหล็กและแผ่นแม่เหล็ก จนกระทั่งในปัจจุบันผู้ใช้สามารถที่จะติดต่อสื่อสารข้อมูลกันได้ด้วยระบบไปรษณีย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail : E-mail) และการติดต่อสื่อสารในลักษณะเครือข่ายเฉพาะที่ (Local Area Network) หรือลักษณะการสื่อสารทางไกล (Wide Area Network)