การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ(อนาคต)

ลักษณะของสำนักงานในอนาคต            

              ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ
เป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้
โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย

 การบริหาร OA

ผู้บริหารสำนักงานต้องพิจารณา การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ

ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การดูแลระบบรักษาความปลอดภัย และประเมินผลของ OA อันที่จริงแล้วก่อนทำการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการศึกษาความเหมาะสมหรือความเป็นไปได้ (Feasibility studyหรือ FS) ถ้าพบว่ายังไม่เหมาะสมในเวลานั้นก็ควรมีการสำรวจข้อได้เปรียบในการใช้และการวางแผนล่วงหน้าในอนาคตไว้ก่อนเพราะไม่ว่าช้าหรือเร็ว สำนักงานอัตโนมัติต้องเกิดขึ้นในองค์การไม่เฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งก็ต้องเกิดขึ้นทั้งองค์การแน่นอน

การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA

              ก่อนอื่นต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงการบริหารสำนักงานแบบดั้งเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่างๆ เช่นข้อมูลที่หน่วยงานต้องการข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของหน่วยงานทัศนคติและความคิดเห็นของบุคลากรในสำนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน เป็นต้น

โดยทั่วไปคอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะดังต่อไปนี้
 

1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง

2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว

3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำๆ และจำนวนมาก

4. มีความต้องการบริหารระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

 5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล

 6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น

 7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก

          ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการเช็คสอบโดยใช้ใบตรวจรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ความสามารถของระบบ ตัวเครื่อง หน่วยความจำ การฝึกอบรม การดูแลรักษา เป็นต้น เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจนอกจากนั้นมักให้ความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว (coordinated office) คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้านหรือพูดง่ายๆ คือ OA ที่แท้จริงหลังจากการวางแผนกำหนดระบบ OAแล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งในศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับโดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศหรือผู้บริหารระดับโดยตรง
การจัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้นอยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหนับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบการฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เกิดการระมัดระวังและไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ เช่น ปัญหาที่มักพบ คือ ความกลัวว่าจะถูกปลดออก (lay off) เมื่อมีความคิดว่าจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้แทนคน หรือการขาดจิตใจใฝ่รู้ในการศึกษาระบบใหม่ เป็นต้น ผู้บริหารสำนักงานต้องให้ความสนใจ
ตามประสิทธิภาพ การใช้อุปกรณ์ในระบบ อาจใช้สื่อภายในสำนักงาน เช่น วารสารประจำบริษัท เอกสารข่าว การประชุมระหว่างฝ่าย เป็นต้น เพื่อช่วยแจ้งให้พนักงานทราบและวางแผนเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าก่อนถึงวันติดตั้งระบบ ส่วนความกลัวของพนักงานจะหายไปถ้ามีการชี้แจงทำความเข้าใจและสอนให้รู้จัดใช้โดยเล็งเห็นประโยชน์ซึ่งง่ายสะดวกและช่วยงานได้ดี

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
 

การประเมินค่าของระบบ OA

ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของ

ระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสาเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้

2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล

4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง

5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ

6. จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงานและลดการ

    หน่วยงาน
7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง

8.มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ

เทคโนโลยีสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
 

เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง
            1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟังเสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
             2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์

ทุกอย่างใหม่หมด

  3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร
               4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ

เอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก
                 5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ
             6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย
                7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู
           8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น

              9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม
          10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ          ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

          1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
           3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

                3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

    3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

    3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

   4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

               4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

 สรุป           การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต